DOANH NGHIỆP CÓ PHẢI KÊ KHAI CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI KHI THÀNH LẬP MỚI? KHÔNG BỔ SUNG THÔNG TIN BỊ PHẠT BAO NHIÊU?

Chủ sở hữu hưởng lợi là một nội dung quan trọng trong quy định về đăng ký doanh nghiệp, nhằm xác định cá nhân thực sự sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp. Từ ngày 01/7/2025, Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã đặt ra các yêu cầu liên quan đến việc kê khai, xác định và lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi. Các quy định về tiêu chí xác định tiếp tục được sửa đổi tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

Để thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần phân biệt ba vấn đề: có phải kê khai khi thành lập mới hay không; xác định cá nhân nào là chủ sở hữu hưởng lợi; và hậu quả pháp lý khi không kê khai, không bổ sung hoặc kê khai sai thông tin.

1. Doanh nghiệp có phải kê khai chủ sở hữu hưởng lợi khi thành lập mới không?

1.1. Căn cứ pháp lý về nghĩa vụ kê khai

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp phải có danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).

Cụ thể:

• Khoản 3 Điều 20: Quy định về hồ sơ đăng ký thành lập công ty hợp danh.
• Khoản 3 Điều 21: Quy định về hồ sơ đăng ký thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn.
• Khoản 3 Điều 22: Quy định về hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần.
• Khoản 10 Điều 23: Bổ sung nội dung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có) trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, nghĩa vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi được đặt ra ngay trong giai đoạn đăng ký thành lập doanh nghiệp, chứ không chỉ phát sinh sau khi doanh nghiệp đi vào hoạt động.

1.2. Doanh nghiệp cần kê khai những thông tin gì?

Theo Điều 25 Luật Doanh nghiệp đã được sửa đổi, bổ sung năm 2025, danh sách chủ sở hữu hưởng lợi bao gồm những thông tin chủ yếu như:

• Họ và tên cá nhân;
• Ngày, tháng, năm sinh;
• Quốc tịch, dân tộc, giới tính;
• Địa chỉ liên lạc;
• Tỷ lệ sở hữu hoặc quyền chi phối;
• Thông tin về giấy tờ pháp lý của cá nhân.

Việc kê khai phải phản ánh đúng cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp theo tiêu chí pháp luật quy định. Doanh nghiệp không nên chỉ ghi nhận người đại diện theo pháp luật hoặc người trực tiếp điều hành mà bỏ qua cá nhân thực sự nắm quyền sở hữu, chi phối.

1.3. Có phải mọi doanh nghiệp đều phải kê khai một cá nhân cụ thể không?

Cần phân biệt giữa nghĩa vụ xem xét, xác định chủ sở hữu hưởng lợi và việc kê khai danh sách cá nhân đáp ứng tiêu chí pháp luật.

Cụm từ “nếu có” trong Luật Doanh nghiệp không có nghĩa là doanh nghiệp được tùy ý bỏ qua việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi. Doanh nghiệp phải đối chiếu các tiêu chí tại Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

Nếu có cá nhân đáp ứng tiêu chí về sở hữu hoặc kiểm soát thì phải xác định và kê khai theo quy định. Nếu không có cá nhân đáp ứng các tiêu chí đó, doanh nghiệp cần xem xét quy tắc xác định người quản lý có quyền hạn lớn nhất theo quy định áp dụng, thay vì tự kết luận rằng doanh nghiệp không có chủ sở hữu hưởng lợi.

2. Tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 3 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp có tư cách pháp nhân là một hoặc nhiều cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp, không bao gồm cá nhân đại diện cho vốn nhà nước trong doanh nghiệp.

Việc xác định cần được phân tích theo từng trường hợp dưới đây.

2.1. Trường hợp cá nhân sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết trở lên

Một cá nhân thuộc tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi nếu trực tiếp hoặc gián tiếp, hoặc kết hợp cả hai hình thức, sở hữu từ 25% vốn điều lệ trở lên hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.

Ví dụ:

Công ty TNHH A có vốn điều lệ 10 tỷ đồng. Ông X góp vốn 3 tỷ đồng, tương ứng 30% vốn điều lệ. Nếu không có tình tiết đặc biệt làm thay đổi việc xác định theo quy định pháp luật, ông X thuộc nhóm cá nhân đáp ứng tiêu chí về tỷ lệ sở hữu.

Tương tự, đối với công ty cổ phần, nếu bà Y sở hữu 30% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết thì bà Y đáp ứng tiêu chí về tỷ lệ sở hữu.

Điểm cần lưu ý: Mốc 25% được xác định dựa trên vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, không phải tổng tài sản, doanh thu hay lợi nhuận của doanh nghiệp.

2.2. Trường hợp sở hữu gián tiếp thông qua tổ chức hoặc thỏa thuận pháp lý

Không phải lúc nào cá nhân có quyền lợi cuối cùng trong doanh nghiệp cũng đứng tên trực tiếp trên giấy tờ đăng ký doanh nghiệp.

Ví dụ:

Công ty A do Công ty B sở hữu 60% vốn điều lệ. Cá nhân X sở hữu 50% vốn của Công ty B. Khi xem xét lợi ích sở hữu gián tiếp của X tại Công ty A, cần đánh giá chuỗi sở hữu và các quy định áp dụng để xác định X có đáp ứng tiêu chí hay không.

Theo cách tính tỷ lệ sở hữu gián tiếp theo chuỗi sở hữu đơn giản, tỷ lệ lợi ích gián tiếp của X tại A là 30% (50% nhân với 60%). Đây là ví dụ minh họa cho phương pháp tính; doanh nghiệp cần xem xét toàn bộ cấu trúc sở hữu thực tế và quy định pháp luật trước khi kết luận.

Đối với trường hợp sở hữu thông qua nhiều tổ chức hoặc các thỏa thuận pháp lý khác, doanh nghiệp cần rà soát đầy đủ các tầng sở hữu, quyền lợi và quyền kiểm soát, tránh chỉ xem xét cổ đông hoặc thành viên đứng tên trực tiếp.

2.3. Trường hợp cá nhân kiểm soát doanh nghiệp dù không sở hữu từ 25% vốn trở lên

Đây là điểm quan trọng cần phân biệt với tiêu chí về tỷ lệ sở hữu.

Một cá nhân có thể không nắm giữ từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết trở lên nhưng vẫn có quyền chi phối doanh nghiệp trên thực tế. Khi đó, cần xem xét tiêu chí kiểm soát theo Điều 17 đã được sửa đổi.

Các quyền chi phối được xem xét bao gồm quyền quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm các chức danh quản lý chủ chốt; quyền quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ; thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý; tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp theo quy định.

Ví dụ:

Ông A chỉ sở hữu 15% vốn điều lệ nhưng có thỏa thuận hợp pháp cho phép ông quyết định việc bổ nhiệm đa số thành viên cơ quan quản lý của doanh nghiệp. Nếu quyền này đáp ứng tiêu chí chi phối theo quy định, ông A có thể được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi dù tỷ lệ vốn sở hữu dưới 25%.

Vì vậy, không thể chỉ dựa vào tỷ lệ góp vốn để xác định đầy đủ chủ sở hữu hưởng lợi. Doanh nghiệp cần đánh giá cả quyền sở hữu và quyền kiểm soát thực tế.

2.4. Trường hợp một nhóm cá nhân cùng sở hữu doanh nghiệp

Khi nhiều cá nhân cùng sở hữu doanh nghiệp, cần xem xét quy định về quan hệ gia đình hoặc thỏa thuận cùng sở hữu theo nội dung pháp luật hiện hành.

Ví dụ:

Công ty có ba thành viên là A, B và C. Mỗi người sở hữu 10% vốn điều lệ. Nếu các cá nhân này thuộc trường hợp có quan hệ gia đình hoặc có thỏa thuận cùng sở hữu thuộc phạm vi quy định, doanh nghiệp cần đánh giá tổng thể để xác định các cá nhân có thuộc nhóm chủ sở hữu hưởng lợi hay không.

Tuy nhiên, không nên mặc nhiên cộng tỷ lệ sở hữu của mọi cá nhân có quan hệ quen biết hoặc cùng góp vốn. Việc xác định phải dựa trên đúng điều kiện pháp luật quy định và chứng cứ về quan hệ hoặc thỏa thuận liên quan.

2.5. Trường hợp công ty hợp danh

Theo nội dung Điều 17 được sửa đổi tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP, tất cả thành viên hợp danh được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, không phụ thuộc vào tỷ lệ vốn góp hoặc quyền biểu quyết.

Do đó, khi thành lập công ty hợp danh, doanh nghiệp cần lưu ý tiêu chí riêng này, không áp dụng máy móc ngưỡng sở hữu 25% như đối với các trường hợp thông thường.

2.6. Trường hợp không có cá nhân đáp ứng tiêu chí thông thường

Nếu không có cá nhân đáp ứng tiêu chí về sở hữu hoặc kiểm soát nêu trên, doanh nghiệp phải xem xét quy định về việc xác định người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt doanh nghiệp, trừ trường hợp cá nhân đại diện vốn nhà nước theo quy định.

Quy định này nhằm xử lý trường hợp không thể xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo các tiêu chí thông thường. Doanh nghiệp cần căn cứ cơ cấu quản trị, thẩm quyền và quyền hạn thực tế để xác định đúng người, không tùy ý lựa chọn một cá nhân bất kỳ.

3. Doanh nghiệp không kê khai hoặc không bổ sung thông tin bị xử phạt như thế nào?

Đây là phần cần phân biệt rõ vì pháp luật quy định các hành vi vi phạm khác nhau, tương ứng với những mức xử phạt khác nhau. Không phải mọi trường hợp thiếu thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi đều áp dụng cùng một mức phạt.

3.1. Không kê khai khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp

Theo Nghị định 288/2026/NĐ-CP, hành vi không kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có), thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có) tại thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp được bổ sung vào quy định xử phạt tại Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Đối với hành vi này, quy định được bổ sung tại điểm c khoản 4 Điều 46 là căn cứ xử lý vi phạm; biện pháp khắc phục hậu quả là buộc bổ sung thông tin theo điểm d khoản 5 Điều 46.

Điểm cần lưu ý: Không kê khai thông tin khi thành lập mới là hành vi khác với việc doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2025 nhưng không bổ sung thông tin tại thời điểm thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi gần nhất. Doanh nghiệp cần xác định đúng hành vi trước khi áp dụng điều khoản xử phạt.

3.2. Không bổ sung thông tin đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025

Theo khoản 6 Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 có thể bị phạt tiền từ 70.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng nếu không bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có), thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có) tại thời điểm thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất thuộc trường hợp quy định.

Cần hiểu đúng phạm vi áp dụng của quy định này:

• Về đối tượng: Doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/7/2025.
• Về hành vi: Không bổ sung thông tin thuộc phạm vi điều khoản quy định.
• Về thời điểm: Thời điểm thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất.
• Về hậu quả pháp lý: Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc bổ sung thông tin theo biện pháp khắc phục hậu quả tương ứng.

Mức phạt này không nên được hiểu là mức phạt chung cho mọi trường hợp doanh nghiệp không kê khai chủ sở hữu hưởng lợi.

3.3. Kê khai thông tin không trung thực hoặc không chính xác

Theo Điều 43 Nghị định 122/2021/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP, hành vi kê khai không trung thực hoặc không chính xác thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc hồ sơ thông báo thay đổi thông tin thuộc trường hợp bị xử phạt.

Mức phạt đối với tổ chức là từ 30.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng.Như vậy, doanh nghiệp không chỉ có nguy cơ bị xử phạt khi bỏ trống thông tin mà còn phải bảo đảm tính trung thực, chính xác của thông tin đã kê khai.

Ví dụ, doanh nghiệp xác định sai cá nhân sở hữu gián tiếp, kê khai không chính xác tỷ lệ sở hữu hoặc cung cấp thông tin không đúng thực tế có thể phát sinh rủi ro pháp lý tùy tính chất hành vi và quy định áp dụng.

3.4. Không thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đúng thời hạn

Trường hợp thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đã thay đổi nhưng doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định, cần xem xét khoản 1 đến khoản 5 Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP.

Mức xử phạt phụ thuộc vào thời gian chậm thực hiện hoặc việc không thực hiện nghĩa vụ thông báo. Theo nội dung sửa đổi:

Các mức phạt trên áp dụng cho những hành vi và khoảng thời gian được quy định cụ thể; không nên cộng gộp hoặc áp dụng đồng thời một cách máy móc khi chưa xác định đầy đủ hành vi vi phạm.

3.5. Mức phạt áp dụng đối với cá nhân

Theo nguyên tắc tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức phạt tiền đối với cá nhân bằng một nửa mức phạt tiền đối với tổ chức khi thực hiện cùng một hành vi vi phạm hành chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Vì vậy, khi xác định mức xử phạt, cần làm rõ chủ thể vi phạm là doanh nghiệp hay cá nhân và áp dụng đúng quy định tương ứng.

4. Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro pháp lý?

Để thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai và hạn chế nguy cơ bị xử phạt, doanh nghiệp nên thực hiện lần lượt các công việc sau:

Thứ nhất, rà soát cơ cấu sở hữu. Xác định các cá nhân trực tiếp và gián tiếp sở hữu vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết, đồng thời xem xét các tầng sở hữu thông qua tổ chức trung gian.

Thứ hai, rà soát quyền kiểm soát thực tế. Kiểm tra điều lệ, thỏa thuận giữa các bên và quyền quyết định đối với các vấn đề quản trị quan trọng để xác định cá nhân có quyền chi phối doanh nghiệp.

Thứ ba, kê khai đúng và đầy đủ thông tin. Đối chiếu thông tin cá nhân, tỷ lệ sở hữu và quyền chi phối với hồ sơ, tài liệu có liên quan.

Thứ tư, cập nhật khi có thay đổi. Khi phát sinh thay đổi về cơ cấu sở hữu hoặc quyền kiểm soát, doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ và thời hạn thông báo theo quy định hiện hành.

Thứ năm, lưu giữ hồ sơ. Doanh nghiệp cần lưu giữ danh sách chủ sở hữu hưởng lợi và tài liệu liên quan theo quy định, phục vụ việc giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

5. Kết luận về nghĩa vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

Doanh nghiệp cần xác định và kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi ngay trong quá trình đăng ký thành lập theo quy định pháp luật. Việc xác định không chỉ căn cứ vào tỷ lệ sở hữu vốn mà còn phải xem xét quyền kiểm soát thực tế và các tiêu chí đặc thù đối với từng loại hình doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp đã thành lập, nghĩa vụ bổ sung và cập nhật thông tin cần được xem xét theo thời điểm thành lập, tình trạng hồ sơ và hành vi cụ thể. Đặc biệt, mức phạt từ 70 triệu đồng đến 100 triệu đồng được quy định cho trường hợp không bổ sung thông tin thuộc phạm vi khoản 6 Điều 44, không phải mức phạt chung cho mọi vi phạm liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi.

Do đó, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ đăng ký, cơ cấu sở hữu và quyền kiểm soát thực tế để chủ động thực hiện nghĩa vụ, tránh thiếu sót trong kê khai và cập nhật thông tin.

Liên hệ ngay để được Luật sư, Chuyên viên pháp lý hỗ trợ kịp thời:

- CÔNG TY LUẬT TNHH SAO VIỆT -            
"Sự bảo hộ hoàn hảo trong mọi quan hệ pháp luật"         

Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6243

Địa chỉ tư vấn trực tiếp: Số 525 đường Lạc Long Quân, P. Tây Hồ, TP. Hà Nội

Gửi thư tư vấn hoặc yêu cầu dịch vụ qua Email: congtyluatsaoviet@gmail.com